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> HELIOS : Un point d’étape en demi-teinte
Dépêche publiée le vendredi 24 mars 2006
Aucun document n’a été donné aux organisations syndicales avant la réunion afin qu’elles puissent la préparer. Des documents de présentation ont été remis en séance. Nous avons donc écouté la présentation de l’administration. Les incidents de production rencontrésLes serveurs applicatifs ont eu de nombreux blocages après la mise en production de la version 1.5.54 (pourtant version corrective) qui date du 7 février dernier. Le 13 février à midi le fonctionnement de l’application est revenu à la normale. Au final, il y a eu 4 jours de fortes perturbations pour les utilisateurs de Metz et 6 jours pour ceux de Versailles. Le programme a accusé un retard de 2 semaines. Le problème n’est détectable qu’à partir d’un haut niveau d’utilisation des serveurs, ce qui explique, selon la direction que les tests n’aient rien révélé avant la mise en production. Une expertise est ne cours afin de trouver les raisons des ces ralentissements de réponse. A priori, ils ne viennent pas toujours des serveurs ni du débit. A suivre… Déploiement Hélios en fin 2005Le déploiement des postes de novembre et décembre rendait la mise en exploitation de la V 1.5 obligatoire. Ce calendrier resserré a contraint les équipes à alléger les tests préalables, la direction révélant qu’ils nécessitent 3 semaines entières. Ceci explique le retard dans la stabilisation de la gestion des rôles et donc le report de deux gros postes à rôles complexes (Fontaine et Parthenay). La direction a également rencontré des problèmes techniques sur les serveurs qui ont contraint à des allègements de déploiement sur Metz et Versailles. La M21 sous HTR ou CLARA n’a pas été gérée. De même, les rôles, autres que mono produits - mono collectivités ont été écartés. Quelques particularités de mise en œuvre sont à signaler : La trésorerie de Valence Municipale gère des flux de lecture optique, même si des problèmes sont apparus avec les rattachements avec la livraison de la V1.5.54 La Paierie départementale de l’Oise traite les fichiers de prélèvements, les problèmes seraient en cours de résolution. Le bilan des déploiements :
FormationsJournées d’études des comptables Le directeur de projet Hélios a fait le constat d’un déficit d’explications et d’information des comptables sur la gestion des anomalies. Ceux-ci paraissent avoir du mal à faire le tri entre les anomalies applicatives et les nouveautés inhérentes à Hélios. Ainsi, dans le cadre des journées d’étude des comptables, un effort particulier a été consenti pour expliquer les grands principes comptables d’Hélios. Tout d’abord le moteur comptable en lui-même mais également la gestion des tiers et ses conséquences sur tout le fonctionnement d’Hélios tant en ce qui concerne les éditions que le recouvrement par exemple. De plus ont été abordé le fonctionnement et le paramétrage du moteur des poursuites, ainsi que le passage de certaines opérations de fin de gestion et la résolution de diverses anomalies rencontrées. Calendriers des journées d’études :
Autres formations : La formation des tuteurs est revue (deux fois deux semaines) puisqu’il a été ajouté les grands principes comptables d’Hélios. La formation des formateurs départementaux comprend le module OPC (organisation du poste comptable) ainsi que les grands principes comptables d’Hélios. Le module perfectionnement a également été revu sur 0,5 ou une journée. La base école va monter à la version 1.5. Enfin, une information métiers semble s’avérer utile. D’après la direction, une maîtrise plus aboutie de certaines notions, telle que la TVA par exemple, est nécéssaire. Plan d’action en coursLes éditions posaient un gros problème dans la mesure où elles ne retraçaient pas toutes les écritures passées. En effet, seules les modifications des pièces engendraient une édition. Cette particularité est désormais corrigée. Des efforts restent à réaliser sur notamment les ruptures, les sous totaux … Les éditions des comptes de gestion et des poursuites sont stabilisées. Les éditions quotidiennes sont en cours de finalisation, les autres éditions suivront. Les comptes de gestions 2005 ont tous été réalisés exceptés pour la M31 pour laquelle il manque 3 éditions et la M22. La direction affirme que la sortie des comptes de gestion dépend désormais des anomalies sur les données. Les corrections des anomalies et incohérences des données est en cours pour 2005 (2006 suivra ensuite). Elles touchent principalement l’exécution budgétaire, les ordres de reversement et les titres. Les corrections sont toujours parvenues à ce jour à reconstituer les opérations. Jamais il ne fut nécessaire de passer une opération diverse pour ajuster les soldes. Les postes demandent de nombreux patchs curatifs. C’est un sujet délicat pour la direction. Si les deux tiers sont justifiés, un quart relèvent de ce que la direction appelle un « cul de sac » applicatif (comprendre : correctif venant compenser une carence de l’application), le douzième restant relève de la simple assistance aux postes. Les plantages de production étaient trop nombreux et venaient parfois du fait qu’un utilisateur pouvait provoquer un plantage général. Désormais, avec la version Phoenix, seul cet utilisateur pâtira du plantage qui demeurera transparent pour tous les autres utilisateurs. Enfin, les écrans rouges sont beaucoup trop nombreux. En moyenne un écran rouge par jour et par utilisateurs potentiel (sachant que tous les utilisateurs créés sur Hélios ne travaillent pas). Une réduction par deux est attendue dans les semaines suivant la réunion. Rappelons que sur les 1200 utilisateurs habilités Hélios, environ 600, dont les tuteurs départementaux et régionaux,se connectent au moins une fois par jour. Futures versions d’HéliosLe principe suivant est affirmé : Les versions majeures seront mises en production en août ou en janvier et jamais plus en dehors de ces deux périodes. La prochaine version à venir sera la V 1.5.57 (prévue pour le 20 mars). Elle apportera plus de 400 correctifs ainsi que le budget EPRD pour les hôpitaux. Dans les semaines suivantes devraient arriver les cessions oppositions, le CHD et la gestion des valeurs inactives. La V2.0 est prévue pur le mois d’août avec au programme la gestion de la TVA par service, la liquidation à la demande de l’argent de poche des hébergés, la médecine libérale et les contrôles internes. Le problème des rôlesLa gestion des rôles simples, mono produit, mono collectivité, avec ou sans TVA est stabilisée avec la V 1.5.54.46 (version qui devait être livrée rapidement après la réunion). Par contre, les rôles multi produit, multi collectivité nécessitent des tests complémentaires. Les rôles multi produit, mono collectivité nécessitent une adaptation pour couvrir tous les cas (prévu pour la mi-avril). En effet, Hélios créé un lien direct entre le rôle et le titre, ce que CLARA et DDPAC ne faisaient pas (hormis par le 4111). La direction affirme que ces nouvelles règles peuvent parfois venir perturber les habitudes prises dans certains postes. Une attention toute particulière est nécessaire pour s »approprier cette nouvelle philosophie. Déploiement 2006La direction a insisté auprès des départements afin qu’ils prennent en compte dans leurs proposition le fait que chaque tuteur ne pouvait prendre ne charge plus de 8 agents par bimestre, compte tenu de la masse du travail d’accompagnement que constitue le basculement à Hélios. Ainsi, seuls 309 postes sur 350 possibles techniquement ont été recensés. Cela représente 2000 utilisateurs sur les 3000 autorisés par la plateforme technique. 108 postes utilisent RCT et les restes (201) utilisent CLARA. 224 d’entre eux gèrent des rôles (DDPAC) Enfin la direction affirme rencontrer des difficultés pour recruter des pilotes permettant de tester les nouvelles fonctionnalités. La direction Hélios nous a rappelé les différentes aides au déploiement existant actuellement : citons, les tuteurs, les pilotes inter régionaux Hélios (PIH), les pilotes départementaux, ainsi que des outils très utiles comme le kit de démarrage et les fiches pratiques accessibles sur Magellan. SAULa question de l’utilisation des SAU a été abordée puisque visiblement ils n’avaient pas en main les outils et les connaissances nécessaires pour répondre aux attentes des utilisateurs. La direction en a convenu et envisage de mettre en place diverses mesures :
Pour la CFDT :Une réelle amélioration du programme est perceptible en ce qui concerne le fonctionnement quotidien de l’application. La mise en ligne des fiches pratiques est très appréciée. Elles ont le mérite de remplacer tous les autres documents, de rester très concrètes, et sont classées par thème précis ce qui facilite leur utilisation. Cependant, nous attendons encore des améliorations dans la prise en charge des anomalies dont le formalisme peut paraître excessif à l’utilisateur. En effet, celui-ci créé des incompréhensions entre les usagers et les techniciens du plateau Hélios. La CFDT constate que cette lourdeur a un effet dissuasif dans la déclaration des anomalies au plateau Hélios, ce qui retarde leur prise en charge, et donc, leur traitement. La direction du programme Hélios a jugé nécessaire d’expliquer la philosophie de l’application aux comptables et aux autres utilisateurs. La CFDT s’en félicite. Cependant, la direction doit prendre garde à ne pas faire de ces formations des outils destinés à adapter l’utilisateur aux contraintes de l’application. Au contraire, l’application doit répondre à l‘attente de l’usager et s’y adapter. La direction du programme doit s’efforcer d’atteindre cet objectif. Enfin, la livraison des modules nouveaux est attendue avec autant d’impatience que d’appréhension. En effet, chaque nouvelle livraison apporte avec elle, ce qu’il est convenu d’appeler, des « dommages collatéraux ». Ces dysfonctionnements sont inévitables dès lors que la décision a été prise de mettre en production une application non testée et en cours de finalisation. L’utilisateur navigue entre la joie et la colère en passant par l’espoir et le découragement, mais jamais encore au plaisir intense… En conclusion, même si la CFDT ne remet pas en cause la qualité du travail des équipes Hélios, elle déplore la hâte du directeur général de l’époque à mettre en production une application non terminée. De fait, c’est en réel que ces tests sont maintenant effectués. Ils apportent donc leur lot quotidien de stress aussi bien pour les utilisateurs du réseau que pour les informaticiens du programme Hélios. La CFDT constate une fois de plus que c’est sur les personnels que repose le poids des réformes qu’elles soient informatiques ou structurelles.
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